C on la intención de promover en los empresarios mexicanos el hábito de contratar en outsorcing servicios para la administración de información y archivos, Iron Mountain implementa una estrategia de negocios que busca hacerse del mayor número de clientes a través de las pequeñas y medianas empresas (pymes) del país.

El consorcio mundial Iron Mountain opera en 82 mercados de Estados Unidos y en 63 mercados internacionales a través de 26 países. En México, cuenta con 10 centros de custodia distribuidos en cuatro plazas: ciudad de México-Toluca, Guadalajara, Monterrey y Puebla.

Este año, la empresa dedicada a la solución del cuidado y administración de la información en papel, medios magnéticos y digitales, cumple su primera década en territorio nacional, luego de que en 1951 iniciara operaciones en Estados Unidos.

Octavio Domínguez Linage, director comercial de Iron Mountain México, confió que "el volumen del crecimiento de esta industria se detonará en el momento en que las dependencias de gobierno estén dispuestas a dar en outsourcing sus archivos".

Dijo que con la entrada en vigor de la Ley del Mercado de Valores aprobada en diciembre de 2005, las empresas que cotizan en la Bolsa requerirán estar en completa transparencia, lo que beneficiará al sector con la incorporación de nuevos clientes.

En entrevista, Domínguez Linage detalló la operación de los servicios que ofrecen a cerca de mil clientes en el país.

Para Iron Mountain existen dos tipos de archivos: inactivos y activos. Los inactivos, dijo, son los comunmente llamados "archivos muertos", que no requieren de consultas y que sólo se almacén en bodegas. En cambio, los activos son los que están en constante movimiento y consulta. Éstos pueden catalogarse a su vez en los expedientes que son administrados desde las instalaciones del cliente y en los que se mudan a los centros de custodia de la empresa. Lo mismo sucede, agregó, con el resguardo de materiales en otros medios como los magnéticos y digitales. En el caso de los backups, existen bóvedas especiales que aseguran su cuidado. En México, Iron Mountain cuenta con dos de éstas, una en Monterrey y otra en Toluca.

Es mejor saber seleccionar

Otro de los servicios consiste en la digitalización de papeles, que a partir de los documentos contenidos en cajas y archiveros son transferidos a un formato que permite su consulta desde internet. Así como pueden buscarse los documentos desde la red, también es posible contar con un inventario de las cajas cedidas a custodia y con esto facilitar la búsqueda de información.

Domínguez Linage no recomendó a las empresas la digitalización de todos los documentos de su histórico; "piensan que les va a servir en algo", dijo, pero sólo deben migrarse a este formato si las consultas son recurrentes, agregó.

En la actualidad, del total de clientes en México, 70% corresponde a grandes empresas y transnacionales y el resto son pymes.

Respecto del costo por el servicio, Domínguez expuso que éste sólo se justifica a partir del beneficio que genere la contratación del outsourcing. "Si por reemplazar un espacio de bodega en una oficina se va a producir más, entonces sí es conveniente", dijo.

Por almacenar una caja con medida estándar ya sea tamaño carta u oficio, el costo promedio es de ocho pesos mensuales. Las tarifas por consulta varían según el modo de búsqueda y aumenta si incluye transportación.

Aunque no reveló el volumen de facturación en México, aseguró que la empresa almacena más de 3 millones de cajas y supera los 100 mil medios magnéticos. Actualmente existen cerca de 8 millones de cajas en resguardo y se calcula un mercado potencial de hasta 90 millones de cajas.

Seguridad ante riesgos

Debido a que la información que almacena Iron Mountain es de vital importancia para sus clientes por tratarse en muchos casos de originales de instituciones financieras, crediticias y de seguros, además de farmacéuticas y empresas de telecomunicaciones, el consorcio implementa un sofisticado sistema de seguridad. Cada proceso registra una doble verificación a través de la lectura de códigos de barras, que a partir de un inventario se registra su ubicación para una consulta rápida.

Existen además controles de acceso físicos que restringen un área perimetral para el personal, comentó. Incluso tienen cámaras de monitoreo y detectores de movimiento en las áreas restringidas.

Agregó que muchos de los riesgos de perder una información dentro de una empresa, fuera de los desastres naturales, se debe en 70% a los incidentes cometidos por error o dolo de los mismos empleados.

Además dijo contar con el aval de instituciones aseguradoras que valúan los documento físicos, pero reconoció que los riesgos de incurrir en alguna pérdida son los mismos "como cualquier empresa".

Dentro de los cuidados que la empresa implementa también están la limpieza de plagas mediante la nebulización y la captura de roedores con las habituales "trampas".

Respecto de los incendios la empresa contempla tres sistemas para sofocar el fuego: extintores, hidrantes y rociadores.

Crecimiento

En los últimos cinco años, la empresa ha registrado un crecimiento sostenido de 20% anual y espera incrementar en menos de media década su cartera en 5 mil nuevas empresas. Lo que representaría un crecimiento de 70% en el país. Aunque reconoció que "el volumen de una empresa grande puede equivaler a 2 mil chicas".

También se prepara la apertura de dos nuevos centros, uno en Tijuana o en alguna ciudad próxima a la frontera con Estados Unidos y otro en el sur del país.

En los cuatro mercados que opera en México sólo se tienen instalados 10 centros de archivos: tres en Toluca, tres en Guadalajara, tres en Monterrey y uno en Puebla; además de dos cintotecas, una en Toluca y otra en Monterrey.