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Gran parte de los archivos históricos de las dependencias federales se encuentran en precarias condiciones de conservación. Los miles de documentos que contienen la memoria del país permanecen guardados en bodegas, sin un orden específico y, muchas veces, sin que ese acervo se haya actualizado desde hace décadas.

Algunas secretarías de Estado, como las de Salud, Educación Pública, Relaciones Exteriores y Defensa Nacional cuentan con un archivo histórico administrado por la misma dependencia; otras instancias federales, como las cámaras de Diputados y de Senadores, también cuentan con un rico acervo documental, pero éstos no siempre están actualizados, en gran parte por la falta de organización que presentan desde los llamados archivos de concentración, que son los que guardan los documentos consultados de manera esporádica y donde se selecciona los que tienen determinado valor histórico.

Es la falta de presupuesto y de conciencia para preservar el patrimonio documental que hace que estos grandes acervos documentales operen con las mínimas condiciones, coinciden los historiadores. “Muchos, dados los costos, operan con las condiciones mínimas. La mayoría cuenta con un presupuesto limitado que sólo les permite comprar lo esencial como cajas AG12, guardas y estantería; otros, los menos, tienen un acervo separado del área de consulta donde, con suerte, controlan la luz y el polvo, pero no la temperatura y la humedad”, dice la historiadora del INAH y paleógrafa Berenise Bravo Rubio.

Aurora Gómez Galvarriato , directora del Archivo General de la Nación (AGN), que custodia la memoria histórica del país, advierte que tan sólo en los archivos de concentración de la administración pública federal existen unos mil kilómetros lineales de documentos que necesitan ser depurados, pues buena parte de su contenido está para darse de baja y un 5% para transferirse al AGN por tener valor histórico.

Esa falta de organización, añade la historiadora, se debe a que, muchas veces los archivos son considerados simples bodegas de papel: “Por lo general, los archivos dependen de las direcciones de Recursos Materiales y Servicios dentro de las Oficialías Mayores de las secretarías, que tienen a su cargo bodegas de muebles, de productos de almacenes, construcciones y mantenimiento, de modo que los archivos quedan en una prioridad muy baja; son percibidos como cajas y cajas en bodegas”.

Un caso que ilustra los malos manejos de los acervos es el del archivo histórico de la Secretaria de Educación Pública, que iba a ser trasladado a una bodega en Tlalnepantla, sin tomar en cuenta los requerimientos necesarios para su conservación.

“Hay una falta de conciencia histórica y de una cultura sobre la conservación de los archivos, un buen ejemplo es lo que el Oficial Mayor de la SEP pretendía hacer con ese archivo histórico. Esto demuestra una gran ignorancia, la decisión que había tomado es como si estuviera mandando a Tlalnepantla la bodega de papel periódico”, opina la historiadora Georgette José.

“Invertir en la preservación de la memoria histórica del país implica mucho dinero y a las autoridades no les importa. Por ejemplo, en la actual administración todas las entidades públicas ya tendrían que haber llevado a cabo una depuración para saber qué documentación histórica se le va a mandar al AGN, pero dudo que lo estén haciendo”, agrega la investigadora del Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM.

Desorganización en todos los niveles

Ese problema de desorganización en las grandes concentraciones de archivos de las dependencias del Ejecutivo federal se extiende a otras instancias; el poder Legislativo aún tiene mucho trabajo por hacer.

De acuerdo con la historiadora Josefina Mac Gregor Gárate, de la Facultad de Filosofía y Letras de la UNAM y ex directora del Archivo Histórico y Memoria Legislativa en la Cámara de Senadores, mientras en este acervo se han hecho esfuerzos de preservación, al de la Cámara de Diputados le falta organización: “Si uno quiere consultarlo no es fácil, está dividido, no se puede encontrar la documentación fácilmente. Existe el Diario de Debates, que es una manera de resolver el problema, pero hay veces que uno quisiera saber más; por ejemplo, uno asumiría que si un senador o diputado ingresa a la Cámara debe tener un expediente, pero esto no se encuentra en ninguna de las dos Cámaras”, advierte.

Con ella coincide Gómez Galvarriato, quien dice que el archivo histórico de la Cámara de Diputados no está actualizado. “El archivo depende de la Biblioteca de la Cámara de Diputados, pero el de concentración depende de un área más administrativa y no hay contacto entre los dos, y el archivo histórico no se ha alimentado desde hace años”, dice.

La consecuencia de esa desactualización en los archivos provoca vacíos históricos, refiere Gómez Galvarriato: “Esto sólo es la punta del iceberg de un gran problema que se encuentra hacia abajo, y que tiene que ver con esos enormes archivos de concentración desorganizados y que no están actualizados, y todo esto provoca que prácticamente a partir de los años 50 hacia nuestros días tengamos muy pocos documentos históricos en esos archivos públicos”.

Mercedes de Vega, directora general del Acervo Histórico Diplomático de la Secretaria de Relaciones Exteriores, el cual custodia entre otros acervos, información desde 1821 a 1995 sobre las relaciones internacionales y la política exterior de México, los tratados internacionales celebrados por el país y una biblioteca con casi 80 mil volúmenes sobre política internacional y diplomacia, comenta que a diferencia de las otras secretarías de Estado, ésta cuenta con una dirección general que tiene el control sobre los archivos de concentración e históricos.

“No es un puesto menor el que se encarga del cuidado de los archivos, como ocurre en otras dependencias, que a veces ni siquiera un jefe de departamento hay. En el caso de la cancillería hay toda un dirección general”, detalla.

Todo esto, dice, permite cubrir en su totalidad el ciclo vital de los documentos, lo cual deberían hacer todas las dependencias:

“En este caso, nosotros sí podemos vigilar que todo el ciclo vital del documento se lleve a cabo correctamente porque hay una sola área que concentra todo el flujo documental”, comenta la historiadora, quien confía que con la nueva Ley Federal de Archivos, publicada en enero pasado, las demás dependencias optimicen la conservación de sus acervos.

Como Mercedes de Vega, Aurora Gómez Galvarriato, confía que con esta nueva ley se enfrente el mal manejo de los acervos y se valoren por lo que son: “El reto que busca la Ley Federal de Archivos es dejar de percibirlos como cajas y empezar a percibirlos como información valiosa que nos va ayudar a tener mayor transparencia, y dentro de la cual se encuentran documentos históricos que son patrimonio cultural”, concluye.